El expediente

Por José María Díaz Castellanos
Catedrático de Derecho UNAH

El martes 25 de abril del 2017 salió publicado en Diario LA TRIBUNA el siguiente titular: “SUSPENDEN DE SU CARGO A MAGISTRADA POR EXTRAVÍO DE EXPEDIENTE DE BERTA CÁCERES”. La medida contra la magistrada corresponde a lo establecido en el Artículo 15, párrafo segundo de su reglamento (habrá de entenderse que es de la Carrera Judicial). “El 28 de septiembre del 2016 la funcionaria fue despojada del vehículo en el cual se transportaba y en cuyo interior se encontraba el expediente jurisdiccional 550-16, que posteriormente fue reconstruido. De acuerdo a las autoridades la funcionaria judicial sacó sin la debida autorización el referido expediente de la sede del tribunal de justicia al cual está adscrita, aunque haya sido para efectos de estudio y de agilización del trámite judicial, extralimitándose en el ejercicio de su cargo. Si bien que el robo del vehículo entra en el ámbito de fuerza mayor y caso fortuito, por lo que su ocurrencia no podía preverse anticipadamente, sin embargo, el hecho que dentro del carro que le fue despojado a ella, estuviese un expediente jurisdiccional, que además era contentivo de un caso penal de alto impacto social, es responsabilidad directa y exclusiva de dicha servidora judicial”.

Un expediente es un conjunto de papeles que pertenecen a un asunto, juicio, causa o negocio (Direccionar lo Jurídico Abelledo Perrot).
Un abogado no puede entender un caso si no maneja y lee adecuadamente un expediente. Recuerdo que desde niño sin trabajar en los tribunales de justicia, me presentaba a los tribunales a leer expedientes terminados. No concibo un profesional del derecho que se limite solo a la parte teórica que ofrece la universidad.

Hay “expediente clínico”: El que contiene la información de un paciente. Existe desde 1824, cuando el Hospital de Santa María en Massachusetts, empezó a registrar de manera sistemática las acciones que se hacían a los pacientes. Ayuda al médico en tres aspectos: 1) El diagnóstico; 2) Sirve para la intercomunicación entre los distintos profesionales de la salud que atienden al paciente y 3) Darle continuidad y seguimiento a la salud de los pacientes.

Algo parecido es en derecho: 1) Ayuda al abogado a leer el panorama total del caso y casi podría anticipar (no asegurar, porque si no te pueden asesinar), que el caso se puede ganar o perder; 2) Varios profesionales lo podrían revisar y opinar y 3) Permite al juez o defensor darle seguimiento. Si se cambia de juez o defensor, el expediente ayuda a darle continuidad al caso.

El Código de Procedimientos Comunes de 1906 nos hablaba de expediente (artículos 80, 81, 82, 85, 87, 88 y 269). El Código de Procedimientos Administrativos de 1930 (derogado), incluyó un capítulo dedicado a los “EXPEDIENTES ADMINISTRATIVOS” (artículos 48 al 52). Artículo 222 Nº 4 y 5 Ley de Organización y Atribuciones de los Tribunales de 1906.

No se puede aceptar un caso ya comenzado sin revisar el expediente. En nuestro medio ha sido común la desaparición de los expedientes y folios, no tanto por las circunstancias que le sucedieron a la magistrada, sino incluso dentro del juzgado.

Hoy con el uso de la tecnología en algunas dependencias del Estado te pueden indicar cómo se encuentra el expediente, sin embargo, es triste ver a los profesionales del derecho que teniendo la potestad de verlos, tengan que hacer filas con el resto del público como el caso del Tribunal Superior de Cuentas y la Secretaría del IHSS.

Los expedientes se van formando con los escritos que se van presentando pero relativos a un mismo asunto. El expediente tiene una tapa llamada carátula, que sirve a los fines identificatorios, donde se hace constar el nombre de las partes y la materia objeto del juicio. La recopilación de escritos se van sucediendo cronológicamente y las hojas son numeradas o foliadas. Al expediente también se le dice “legajo”. Si se necesita quitar un folio o sacar una fotocopia se le debe pedir permiso al juez o funcionario. Cuando un expediente es de muchos folios, lo mejor es abrir un nuevo legajo que formaría parte del mismo expediente.

En materia judicial y administrativa siempre hemos manejado expedientes, no así en materia notarial que con el Código del Notariado del 2006, los notarios podemos además de abrir protocolos como siempre lo hemos hecho, formar expedientes para asuntos no contenciosos en sede notarial. Estos expedientes al estar terminados quedan en poder del notario para su custodia, salvo algunos casos como el matrimonio o el divorcio que los debemos remitir al Registro Nacional de las Personas. (Artículo Nº12 numeral 2 y 55 del Código del Notariado; 62 y 67 de su Reglamento).

La ley de Procedimientos Administrativos vigente también se refiere al “expediente administrativo” (artículos 66, 90, 116 y 153).

En materia procesal penal por el momento no encuentro una disposición específica que me hable de expediente, aunque sí de remisión de las diligencias al superior en caso de recursos (303).

En materia procesal civil, todas las actuaciones judiciales se recogerán en un expediente (115 Nº 4), el expediente será formado por el secretario (130 Nº 6), el secretario es el responsable de la formación, conservación y seguridad del expediente (150), los expedientes se conservarán en la Secretaría del Tribunal y el secretario será el responsable del archivo. Los expedientes podrán ser trasladados a un lugar distinto solo en los casos previstos por la ley o por resolución del tribunal (154); las partes y los abogados podrán examinar los expedientes (155).