La orden de compra en la contratación pública
Por: Marco Antonio Flores*
Estamos iniciando un nuevo año 2024, que sin lugar a dudas traerá la elaboración y ejecución de muchos contratos públicos de obras, suministros de bienes y/o servicios y consultorías, a través de diversas modalidades de contratación, y es por ello que consideramos propicio compartir unas ideas sobre la orden de compra y su utilización en los procesos de compra publica, ya sea realizados bajo la Ley de Contratación del Estado o la Ley de Compras Eficientes y Transparentes por medios Electrónicos.
La Ley de Contratación del Estado y su Reglamento no define el concepto de orden de Compra, sin embargo, el Reglamento de las Disposiciones Generales del Presupuesto 2023, la define como “El documento administrativo emitido por las Instituciones de la Administración Pública Centralizada y Descentralizada, a efecto de contratar compras de bienes y/o servicios previo cumplimiento de los requisitos legales y que compromete recursos financieros del Estado” (Acuerdo Ejecutivo No. 074-2023).
Podemos decir entonces, que la orden de compra es el contrato mismo, posee la validez jurídica contractual, ya que es el convenio, en virtud de la cual las partes se obligan recíprocamente, a dar, hacer o no hacer alguna cosa, cumpliendo así los elementos esenciales para la existencia del contrato como ser: 1) consentimiento de los contratantes; 2) objeto cierto que sea materia del contrato y; 3) causa de la obligación que se establezca. (Artículo 1552 Código Civil) y es por ello que el artículo 111 de la Contratación del Estado expresa que el perfeccionamiento del contrato de suministro “bastará la aceptación de la oferta comunicada por escrito al adjudicatario y la emisión de la correspondiente orden de compra”.
Dentro de estos elementos del contrato existe abundantes y enriquecedora literatura, sin embargo, nos centraremos en las normas nacionales y administrativas relacionadas al uso de este documento contractual.
Comúnmente es utilizada la orden de compra para las compras menores, o compras por cotización, designándole a los gerentes administrativos la firma o suscripción de la misma, sin embargo, el artículo 11 de la Ley de Contratación del Estado expresa que los gerentes administrativos están facultados en los casos y hasta los límites que le sean delegados por la autoridad superior, es por ello que será necesaria esa delegación de facultades.
En cuanto al contenido de la orden de compra, el artículo 148 del Reglamento de la Ley de Contratación del Estado en su literal e), establece que esta, debe contener las condiciones básicas del contrato, la descripción completa y detallada del bien o servicio, su precio, forma de pago, lugar, forma y plazo de entrega y cualquier otro dato que se estimare necesario, particularmente considero necesario detallar, identificación de la institución emisora, lugar y fecha de emisión, nombre y cargo del funcionario que autoriza, su vinculación al proceso de compra, identificación con numero correlativo, estructura presupuestaria, identificación precisa del proveedor con su nombre, RTN, datos de contacto del proveedor, datos de quién recibirá los bienes, y cualquier otra necesarias para su ejecución y control.
Así mismo deberá adjuntarse a la orden de compra, la confirmación de disponibilidad presupuestaria para honrar los compromisos adquiridos en etapa de compromiso presupuestario aprobado. (Art. 97 Decreto 157-2022)-
Como parte de la debida diligencia, asegurarse en constar la fecha de entrega de la orden de compra al proveedor, con el propósito de contabilizar con certeza plazos de entrega y la aplicación de la multa, es esencial que se incluya esta sanción en la orden de compra (Art. 72 Ley de Contratación del Estado).
Personalmente sugeriría incluir en el contenido de la orden de compra, el nombre y firma de los funcionarios que elaboran y revisan el documento previo a la firma de autorización o aprobación, esto podrá variar de acuerdo a la complejidad institucional.
Las órdenes de compra están vinculadas con el sistema honducompras y se publican en los portales de transparencia institucional, anexando los documentos que respalden la compra, esto como parte de la transparencia. De igual manera están sujetas al control y revisión por parte del Tribunal Superior de Cuentas, quien comprueba que los bienes, obras y servicios contratados cumplan con la legalidad, transparencia, calidad, tiempo de entrega y cumplimiento de más especificaciones contenidas en los contratos. (Art. 74 del Reglamento de la Ley del Tribunal Superior de Cuentas).
Dentro del proceso de contratación pública, la orden de compra es relevante y de mucha importancia, es el surgimiento de la relación contractual entre el proveedor y el Estado, así que mi invitación a realizar la debida diligencia en la construcción y elaboración de la misma.
*Abogado Maestrante en Derecho Mercantil y Especialista en Contratos Públicos
