Por: Jorge Roberto Maradiaga
Doctor en Derecho Mercantil, catedrático universitario y especialista en Derecho Aeronáutico y Espacia.
En primer lugar, una firma electrónica es un concepto legal. Tiene el mismo peso que una firma hecha a mano y se utiliza para indicar el conocimiento y consiguiente aceptación de un documento. Es de destacar que, a diferencia de las manuscritas, son mucho más difíciles de falsificar, ya que están vinculadas a un registro de auditoría el cual valida la identidad del firmante a los receptores del documento.
Cuando la persona firma el documento, se crea una huella digital única llamada ‘hash’. “Este es encriptado usando la llave privada del firmante. Cuando el destinatario abre el archivo, el programa automáticamente usa la llave pública para desencriptar la firma. Si todo coincide, podemos confiar al 100% que el mensaje no ha sufrido modificaciones. De lo contrario, si el programa no puede descifrar el ‘hash’, significa que ha sido alterado o firmado por otra persona”.
Por vía ilustrativa citamos lo que algunos tratadistas sobre la materia señalan: “Es verdad que todas las firmas digitales son electrónicas, pero no todas las electrónicas son digitales. La firma digital va un paso más allá e incluye la tecnología de encriptación detrás de las herramientas de firma electrónica, que sirve para que terceras personas puedan reconocer la identidad del firmante y asegurarse de que su contenido no ha sido alterado”.
En función de lo anterior, podemos puntualizar que, si alguna vez has usado una firma electrónica o digital, has podido comprobar que son mucho más prácticas que las escritas a mano a la antigua. Pero no solo por comodidad, pues demostrado está que también aportan un plus a las empresas: les ayudan a ofrecer un mejor servicio al cliente, a aumentar su eficiencia y a ahorrar en costos de negocios, entre otras cosas.
Esto significa que se puede ahorrar dinero. Por ello puntualizamos que las firmas digitales y electrónicas pueden ahorrar papel, tinta, sobres, sellos postales; pero lo más importante es que pueden liberar de tareas monótonas y poco productivas. Simplemente es de pensar en el tiempo que tarda cada miembro del equipo en una organización para archivar documentos correctamente, imprimir, escanear y esperar a que un contrato se devuelva firmado.
Los hechos demuestran en forma contundente que las empresas que utilizan firmas electrónicas gastan un 55% menos que si enviaran 200 facturas por correo ordinario y un 79% menos que las empresas que las envían por correo certificado. Por ello se afirma que, sin lugar a duda, invertir en un sistema de firma electrónica o digital es el primer paso para trabajar de forma más eficiente. Haciendo un análisis objetivo, repárese en que tener que imprimir, firmar, escanear y cargar documentos puede suponer semanas de trabajo y espera, especialmente cuando una empresa se ocupa de cientos de contratos al mes, como las legales o del sector inmobiliario.
Los hechos demuestran que aprovechar las firmas electrónicas o digitales no solo ahorra tiempo y estrés a los empleados, sino que también facilita las cosas a los clientes. En lugar de tener que dedicar tiempo firmando a mano para volver a escanear y enviar el mismo archivo, las firmas electrónicas y digitales pueden resolver esta tarea fácilmente y con menos costo.
En base a lo señalado, creemos que es procedente considerar las firmas electrónicas y digitales como un importante aliado a la hora de hacer negocios transfronterizos. Si el esfuerzo y la espera para firmar contratos a nivel nacional a veces pueden ser largo y pesado, imagínate en qué se puede convertir a nivel internacional.
En esencia, los hechos demuestran que las firmas electrónicas y digitales permiten a las personas, organizaciones y entidades públicas completar transacciones con un solo clic, sin importar dónde se encuentren. Las firmas electrónicas y digitales brindan a las organizaciones una forma más segura de firmar documentos legales, lo que ayuda a reducir las posibilidades de falsificación y fraude.
Es del caso señalar que algunos estudiosos señalan que las firmas electrónicas permiten a las organizaciones aprovechar los registros de auditoría para realizar un seguimiento de quién firmó el documento, ofreciendo aún más seguridad y eficiencia. Además, sostienen que las firmas electrónicas son una gran idea para las organizaciones que firman documentos diarios, mientras que las firmas digitales son la mejor opción para los bufetes de abogados y otras empresas o entidades que firman contratos legales que contienen información confidencial.
En síntesis, la firma electrónica es una expresión genérica y mucho más amplia relativa a los datos electrónicos, la firma digital es la firma con criptografía y basada en clave pública. De esta manera, la firma digital es la que evita la suplantación de identidad y permite la autenticación e identificación en toda clase de procesos.
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